Zakonska regulativa

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije

Poslovnu dokumentaciju je potrebno čuvati na zakonom propisani način. Vremenski rokovi su zadani Zakonom o računovodstvu i popisom Hrvatskog državnog arhiva.

Prema zakonu o računovodstvu¹:

• Knjigovodstvene isprave čuvaju se:
1. isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno,
2. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu – najmanje 11 godina,
3. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige – najmanje 7 godina. Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava iz stavka 2. točke 2. i 3. ovoga članka počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesen.
• Poslovne knjige čuvaju se:
1. dnevnik i glavna knjiga – najmanje 11 godina,
2. pomoćne knjige – najmanje 7 godina. Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.

¹Izvor: NN Zakon o računovodstvu od 12. listopada 2007. (http://narodne-novine.nn.hr)

Uz Zakon o računovodstvu donosimo i popis gradiva s rokovima čuvanja od Hrvatskog državno arhiva²: Orjentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja (grupirano po vremenu čuvanja)

• Nakon 50 (pedeset) godina od godine nastanka
• personalni listovi (dosjei) zaposlenika s prilozima i podatcima (status, kvalifikacije, ugovor o radu, osobne i obiteljske promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih knjižica, zahtjevi za mirovinu)
• predmeti i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazovanjem i stipendiranjem
• predmeti o nesrećama na radu
• Nakon 10 (deset) godina od godine nastanka
• Na području računovodstva
• glavna financijska knjiga (kartice)
• dnevnik financijskog knjigovodstva
• obračun poreza na promet nekretnina
• Predmeti i evidencije o zaposlenicima
• predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima nakon donošenja pravomoćne odluke, rješenja ili presude
• godišnje porezne evidencije (kartice) zaposlenika
• zapisnici o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima
• Ostalo
• zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima
• građevinski dnevnici radova na vlastitim objektima
• građevinske knjige radova na vlastitim objektima
• konačne situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima
• atesti strojeva, opreme, materijala i proizvoda
• Nakon 5 (pet) godina od godine nastanka
• Na području računovodstva
• knjiga analitičkog knjigovodstva (kartice)
• knjiga blagajne o dnevnom prometu gotovinom (knjiga kopija)
• analitička evidencija osnovnih sredstava
• dnevnik analitičkog knjigovodstva
• dnevnik materijalnog knjigovodstva
• dnevnik pogonskog knjigovodstva
• ulazni i izlazni računi
• evidencija ulaznih i izlaznih računa
• nalozi za knjiženje (temeljnice)
• nalozi blagajni za isplatu i nalozi za naplatu
• inventurne liste
• knjiga putnih naloga za motorno vozilo
• dokumentacija o osiguranju imovine
• izvještaji banke o kretanju prometa (izvodi)
• rješenja o rashodovanju opreme i inventara
• spisi i druga dokumentacija koja se odnosi na olakšice u plaćanju poreza, carina i drugih poreza i doprinosa
• putni računi (troškovi) za službena putovanja
• blagajnička dokumentacija kao pokriće gotovinskih troškova
• obračuni plaćenih poreza i doprinosa (na dohodak)
• sudske i administrativne zabrane
• Predmeti i evidencije o zaposlenicima
• ugovori o djelu i autorski ugovori
• predmeti disciplinskih postupaka (nakon dovršenja postupka)
• predmeti što se odnose na prigovore, podneske i žalbe iz radnog odnosa
• prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim ispitima
• dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja za popunjenje svih radnih mjesta osim za ravnatelje/direktore (čuva se trajno)
• predmeti i rješenja o pravu na primanje dječjeg doplatka
• Ostalo
• ugovori i prepiska u vezi s izdavanjem publikacija
• dopisivanje u vezi s prodajom i zamjenom publikacija
• rukopisi objavljenih napisa za publiciranje
• privremene situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima
• spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem pismenih ponuda
• Nakon 3 (tri) godine od godine nastanka
• Na području računovodstva
• kalkulacije proizvoda, cijena, radova i usluga
• troškovnici za radove i usluge
• dokumentacija o platnom prometu
• obračunski listovi osobnih dohodaka
• popisi konsignacija (popisi robe)
• periodični planovi rada ustanove ili poduzeća u tijeku godine
• periodični izvještaji o radu ustanove ili poduzeća u tijeku godine
• periodični obračuni poslovanja ustanove ili poduzeća u tijeku godine
• računovodstvena prepiska
• dokumentacija o kreditima nakon otplate
• Ostalo
• poštanske knjige i druge dostavne knjige
• tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti, opomene, informacije općeg karaktera
• potvrde, uvjerenja i izvodi ograničene važnosti kao i molbe za njihovo izdavanje
• unutar-nje dopisivanje
• prospekti, cjenici i informacije o opremi i drugim proizvodima
• evidencije o prisutnosti na radu
• Nakon 2 (dvije) godine od godine nastanka
• Na području računovodstva
• otpremnice, dostavnice, prijemni listovi, povratnice
• izvještaji i doznake o bolovanju zaposlenika
• uplatnice o primljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (blagajnički blokovi)
• narudžbenice (blokovi)
• čekovni taloni o isplaćenoj gotovini
• izvještaji o izdanom potrošnom materijalu
• razni privremeni obračuni
• pomoćne evidencije, obračuni, tabele i drugi pomoćni materijali
• prodajni i kontrolni blokovi (kontrolne kasa trake)
• skladišne i slične evidencije
• obavijesti o izvodu otvorenih stavaka
• Ostalo
• rasporedi i rješenja o godišnjim odmorima
• multiplikati personalnih rješenja o zaposlenicima iz personalnih listova (dosjea)
• iskorišteni periodični izvještaji, planovi i statistički materijali čiji su podaci sačuvani u zbirnim pregledima
• Nakon 1 (jedne) godine od godine nastanka
• sporedni izborni materijal (glasački listići)
• anketni listići i drugi sporedni anketni materijali
• duplikati i multiplikati koji se nalaze u istoj ustanovi
• rasporedi nadzorne službe (dežurstva)
• vratarske evidencije o dolasku radnika na rad i kretanju stranaka

Orjentacijski popis gradiva trajne vrijednosti

• Opća i organizacijska funkcija
• dokumenti o osnivanju, konstituiranju, registraciji, udruživanju, diobama, sanaciji, stečaju, likvidaciji, prestanku djelovanja i drugim statusnim promjenama
• dokumenti o unutar-njoj organizaciji i poslovanju (zakonski i podzakonski propisi, statuti, statutarne odluke, pravilnici, poslovnici i sl. kao i dokumenti kojima se uređuje način njihove primjene, zapisnici sa sjednica upravnih tijela i drugih tijela koja odlučuju o načinu poslovanja i dr.)
• imovinsko-pravni dokumenti o nekretninama u posjedu (građevinska i druga tehnička dokumentacija s nacrtima, kupoprodajni i drugi ugovori, izvodi iz zemljišnih knjiga i dr.)
• dokumenti o imenovanjima, izborima i referendumima (ugovori o imenovanjima upravnih tijela i dužnosnika, isprave o priznanjima i zahvalama, raspisi i provođenje izbora, natječaja i referenduma za ravnatelje / direktore, zapisnici istih)
• Upravna, pravosudna, poslovna i samoupravna funkcija
• zapisnici političkih, upravnih, pravosudnih, poslovnih, samoupravnih, inspekcijskih, stručnih i drugih tijela uprave i poslovanja svih vrsta institucija (poglavito gradivo sjednica)
• odluke, zaključci, zapisnici spomenutih tijela o značajnim pitanjima iz njihove nadležnosti odnosno dokumenti iz upravnog ili sudbenog postupka koji ta tijela vode
• opći pravni i samoupravni dokumenti (statuti, pravilnici i drugi opći i samoupravni akti, samoupravni sporazumi i dr.)
• okružnice, instrukcije, obavijesti i dr.
• Kadrovska funkcija
• planovi radne snage
• zbirna godišnja i periodična izvješća o: zaposlenicima, osobnim dohotcima, obrazovanju i stručnom usavršavanju zaposlenika, pripravnicima, stručnim ispitima, disciplinskim postupcima, zaštiti na radu, nesrećama na radu, odlikovanjima i priznanjima i dr.
• matične knjige zaposlenika
• Financijska i komercijalna funkcija
• državni proračuni i proračuni jedinica lokalne samouprave
• temeljni financijski izvještaji (završni računi s poslovnim izvještajima)
• zbirni godišnji financijski planovi i izvještaji svih vrsta
• početne, udružene, likvidacijske i druge bilance te inventurni zaključci
• istraživanja i izvještaji o tržištu
• evidencije o isplatama osobnih dohodaka (osobni kartoni ili isplatne liste)
• obrasci osobnih primanja za mirovinsko osiguranje (M-4)
• ekonomske analize poslovanja
• zbirni godišnji planovi, izvješća i obračuni o prodaji, nabavi, izvozu, uvozu, trgovini, opskrbi i dr.
• gradivo o ekonomskoj propagandi i reklami (prospekti, oglasi, plakati, reklame, fotografije, reklamni filmovi i spotovi, istraživački i prodajni katalozi)
• Statistika, planiranje i analiza svih područja djelatnosti
• godišnji, srednjoročni, dugoročni i periodični planovi te analize i izvješća najrazličitijih vrsta i sadržaja
• zbirna godišnja statistička izvješća i analize
• statistički materijali koje javnopravne osobe trebaju ispunjavati sukladno propisima koji se odnose na statistička istraživanja značajna za cijelu državu
• sve zbirne godišnje statističke obradbe upravnih i statističkih tijela poput: statistički ljetopisi, rezultati različitih statističkih istraživanja (početnih i završnih), statistička izvješća, bilteni, informacije, prikazi i studije, analize, metodološka istraživanja i dr. odnosno zbirni sekundarni statistički podaci i informacije
• Investicija, gradnja i razvoj
• urbanistički i prostorni planovi
• razvojni i investicijski programi i izvješća
• ugovori o poslovnoj, stručnoj i znanstvenoj suradnji
• vlastita građevinska dokumentacija (uključivo i građevinski nacrti objekata i postrojenja)
• razvojni nacrti nove tehnologije i proizvodnje (tehnička dokumentacija)
• istraživački projekti, elaborati i analize
• normativi i standardi (dokumentacija i evidencije)
• izumi, patenti, licence i inovacije svih vrsta (dokumentacija i evidencije)
• elaborati o zaštiti okoliša
• Informacijsko-dokumentacijska funkcija
• okružnice, upute, obavijesti, informacije, interna i javna glasila, službeni listovi, časopisi
• zapisnici i izvješća sa skupova, savjetovanja, kongresa, simpozija, seminara, predavanja, konferencija za tisak
• publikacije o povijesti i djelatnosti ustanove, ljetopisi i zbornici
• stručne publikacije internog karaktera
• neobjavljeni rukopisi
• magnetofonske vrpce i kazete, fotografije, filmovi, videokazete i sl. o djelatnosti i poslovanju javnopravnih osoba, objektima, događajima i pojavama, osobama i krajevima, raznim priredbama, proslavama jubileja, govorima i dr.
• plakati, leci, brošure i drugi sitan tisak o djelatnosti javnopravnih osoba, kronike, dnevnici i memoari

Rokovi čuvanja računaju se od:

1. Statusni dokumenti
2. godine nastanka, osnivanja, pohađanja ili polaganja ispita
3. dana usvajanja financijskog rješenja (za računovodstvenu dokumentaciju)
4. godine prestanka ugovornih i drugih obveza